Paperless Arbeitsablauf mit Mitarbeitern: Berechtigungen geben (2024)

In Paperless-ngx kannst du für dein Team Benutzer und Gruppen anlegen und Berechtigungen intelligent konfigurieren. Du kannst Rollen definieren und Zugriffsrechte basierend auf den Verantwortlichkeiten vergeben. Das ist wichtig, um Datenverlust zu verhindern oder unrechtmäßige Änderungen am System zu vermeiden. Paperless erlaubt eine feine Abstimmung auf deine Anforderungen.

Du wirst in diesem Artikel mögliche Rollen und Beispiele kennenlernen. Außerdem bekommst du einen Überblick über alle verfügbaren Berechtigungen in Paperless und wie du diese kontrollieren kannst.

Bevor du mit der Konfiguration von Berechtigungen beginnst, solltest du zunächst deinen Teammitgliedern eine Rolle zuweisen. Die vorgestellten Rollen sind typisch in KMUs. Es ist hilfreich, wenn du die Rollen in deinem Unternehmen vorab definierst.

Der Admin

Der Admin hat vollen Zugang zu allen Funktionalitäten und Einstellungen. Er verwaltet Benutzer, konfiguriert das System und erledigt administrative Aufgaben. Diesen Job übernimmt ein IT-Mitarbeiter oder Chef der Firma. Je nachdem wer für die Verwaltung der Paperless-ngx Instanz verantwortlich ist.

Der Manager

Der Manager hat Zugang zu den meisten Funktionalitäten, aber nicht volle Admin-Rechte. Er kann Dokumente ansehen, bearbeiten und löschen. Er kann ebenso Dokumente an andere Benutzer zuweisen. Ebenso kann er Workflows verwalten und Tags hinzufügen.

Systemeinstellungen kann der Manager jedoch nicht manipulieren. In kleineren Teams können der Admin und Manager ein und dieselbe Person sein.

Der Mitarbeiter

Der Mitarbeiter lädt Dokumente hoch und fügt fehlende Details hinzu. Er kann keine Dokumente löschen. Die Bearbeitung von Dokumenten kann beschränkt sein. Der Mitarbeiter kann Dokumente suchen und mit einem anderen Teammitglied teilen.

Der Betrachter

Der Betrachter hat nur Lese-Rechte zu ausgewählten Dokumenten. Er kann keine Dokumente hochladen, bearbeiten oder löschen. Diese Rolle ist z. B. für externe Personen geeignet (z. B. Steuerberater, Notar, etc.). Sie brauchen i. d. R. Zugang zu Dokumenten oder Informationen als Referenz, brauchen sie aber nicht zu modifizieren.

Der Auditor

Der Auditor ist nur in manchen Fällen relevant. Er kann z. B. ein Wirtschaftsprüfer sein. Die Rolle ist ähnlich zu dem Betrachter. Der Auditor kann zusätzlich zur Einhaltung von Vorschriften den Zugang zu Dokumenten und Änderungen an Dokumenten erfassen.

In Paperless gibt es zwei Arten von Berechtigungen: globale Berechtigungen und Berechtigungen auf Objektebene.

Globale Berechtigungen regeln auf welche Teile der App der Benutzer Zugriff hat (z.B. Dokumente, Tags, Einstellungen).

Berechtigungen auf Objektebene regeln welche Dokumente sichtbar und bearbeitbar sind. Jedes Dokument hat einen Eigentümer, Anzeigen und Bearbeiten Berechtigungen. Diese Berechtigungen können an einen Benutzer oder eine Gruppe erteilt werden.

Globale Berechtigungen ändern nicht die Berechtigungen auf Objektebene.

Globale Berechtigungen

In Paperless kann im Benutzerkonto bearbeiten Dialog der Toggle für Superuser gesetzt werden. Superuser bekommen alle verfügbaren Berechtigungen und können auf alle Teile der App zugreifen (Frontend, Backend, alle Dokumente).

Alle: Gewährt alle aufgeführten Berechtigungen (Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen, Anzeigen). Wenn dies markiert ist, hat der Benutzer die volle Kontrolle über das zugehörige Feature oder den Bereich.

Hinzufügen: Ermöglicht es dem Benutzer, neue Elemente innerhalb der Kategorie zu erstellen oder hochzuladen (z. B. ein neues Dokument hinzuzufügen).

Bearbeiten: Ermöglicht es dem Benutzer, Änderungen an vorhandenen Elementen vorzunehmen (z. B. die Metadaten eines Dokuments zu bearbeiten).

Löschen: Ermöglicht es dem Benutzer, Elemente aus dem System zu entfernen (z. B. ein Dokument zu löschen).

Anzeigen: Ermöglicht es dem Benutzer, die Elemente zu sehen, aber nicht zu bearbeiten, hinzuzufügen oder zu löschen.

Klicke HIER, um dir die Übersicht zu kopieren.

Objekt Berechtigungen

In Paperless kannst du für jedes Dokument einzeln Berechtigungen setzen.

Klicke HIER, um dir die Übersicht zu kopieren.

Wenn ein Dokument über die Web-Oberfläche hochgeladen wird, ist der aktuelle Benutzer standardmäßig der Eigentümer des Dokuments. Du kannst diese Regeln ändern unter Einstellungen → Berechtigungen.

Wenn ein Dokument in dem Paperless Importordner landet (z. B. durch einen Scanner Import), hat das Dokument standardmäßig keinen Eigentümer oder zusätzliche Berechtigungen. Das heißt: Das Dokument ist unter Umständen für jeden Benutzer sichtbar! Diese Regel kannst du über einen Arbeitsablauf kontrollieren.

Einem Dokument bei Verarbeitung automatisch einen Eigentümer zuordnen

Wähle in der Seitenleiste Arbeitsabläufe aus und öffne den Dialog durch Klick auf Arbeitsablauf hinzufügen.

Wähle als Auslöser Verarbeitung gestartet und als Quelle Importordner. Das bedeutet, dass die Automatisierung startet, sobald ein Dokument aus dem Importordner geladen wird.

Anschließend fügst du eine Aktion hinzu. Als Aktionstyp wählst du Zuordnung aus. Dann wählst du einen Eigentümer aus. In unserem Beispiel wählen wir den Admin aus. In deinem Fall kann es jedoch auch der Manager sein oder ein bestimmter Mitarbeiter, der sich um die importierten Dokumente kümmern soll.

Wenn du möchtest, kannst du direkt Anzeige- oder Bearbeitungsberechtigungen an bestimmte Benutzer oder Gruppen bzw. Rollen vergeben.

Basierend auf den anfangs vorgestellten Rollen, geben wir dir eine Beispiel-Konfiguration der Berechtigungen. Dir steht es frei diese auf deine Erfordernisse anzupassen.

Admin Berechtigungen

Der Admin bekommt die Superuser Rolle. Damit bekommt er alle möglichen Berechtigungen. Nach Installation von Paperless besteht bereits ein Superuser. Das ist der Benutzer, mit dem du dich das allererste Mal einloggst.

Manager Berechtigungen

Der Manager bekommt folgende Berechtigungen:

• Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen, Anzeigen: Document, Correspondent, CustomField, DocumentType, Note, SavedView, Tag
• Anzeigen: MailAccount, MailRule, PaperlessTask, ShareLink, Workflow
• Bearbeiten, Anzeigen: UISettings

Mitarbeiter Berechtigungen

Der Mitarbeiter bekommt folgende Berechtigungen:

• Hinzufügen, Bearbeiten, Anzeigen: Document, Note, Tag (du kannst das Löschen einschränken, um den versehentlichen Verlust von Dokumenten zu vermeiden)
• Anzeigen: Correspondent, CustomField, DocumentType, SavedView

Betrachter Berechtigungen

Der Betrachter bekommt folgende Berechtigungen:

• Anzeigen: Document, Correspondent, CustomField, DocumentType, Note, SavedView, Tag

Auditor Berechtigungen

Der Auditor bekommt folgende Berechtigungen:

• Anzeigen: Document, Correspondent, CustomField, DocumentType, Note, PaperlessTask, SavedView, Tag, MailAccount, MailRule, ShareLink, Workflow
• Bearbeiten: Möglicherweise sind einige Bearbeitungsberechtigungen erforderlich, wenn er Anmerkungen oder Markierungen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften anbringen oder aktualisieren muss.

Wir hoffen, dieser Artikel konnte dir einen Überblick geben, welche Arten von Berechtigungen es in Paperless-ngx gibt. Du kannst jetzt die Zugriffsverwaltung für dein Team gestalten.

Es ist wichtig, dass du die Rollen basierend auf den Anforderungen deiner Organisation und deinen Sicherheitskriterien anpasst. Du könntest mehr Rollen brauchen oder feinere Zugriffsrechte definieren, je nach Komplexität deiner Arbeitsabläufe und Sensitivität deiner Dokumente.

Tipp: In Paperless-ngx könntest du für jede Rolle eine Gruppe anlegen und brauchst dann einen Benutzer nur einer Gruppe zu zuordnen. Damit gibst du ihm automatisch die Berechtigungen der Rolle bzw. Gruppe.

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